COMPTE RENDU REUNION SPECTACLE du 16 / 12 /06

Menus :

Le menu a été confirmé auprès du traiteur, il manque juste à lui donner le nombre exact de repas (une semaine avant)

Kir, salade Gasconne, confit de canard sauce foie gras, assiettes de fromages (non compris : rajouté et payé par nous), tarte aux pommes. Vin, pain et service compris.

Acompte : 300 euros

 Il nous fournit le sel, le poivre, le vin à volonté (rouge et rosé : Gaillac), les serviettes rouge en papiers pour le dernier sketch, le pain, la vaisselle, les serviettes en tissu, les nappes, le kir, le service et le menu.

Il faudra rajouter des gobelets blancs sur les tables pour le Kir qui sera servi en carafes.

Le fromage sera composé de camenbert, de chèvre et de roquefort accompagné d’une feuille de salade. (Responsables : Dim fromage et Yan Caterina les salades)

L’eau sera à notre charge : 25 packs de 6 bouteilles.

 Le traiteur souhaite installer à partir de vendredi soir : voir avec Annie pour avoir les clés dans la journée.

 Le menu enfant est composé de jambon, saucisse, frites et yaourt. Il faudra acheter assiettes, couverts, gobelets et serviettes (Romain Nava). Alain et Aurélien ont répondu favorablement à notre demande qui consister à préparer la saucisse et les frites pour les enfants (environ 60) : nous les en remercions.

Divers :

Prix normal : 25 euros

Prix des enfants : 12 euros

Prix pour les cadets et les juniors du Grenade Sports : 20 euros

Damien Vidal et Alain Réquéna seront chargés de nous transmettre une liste des joueurs afin qu’ils ne les vendent pas à 20 euros à leurs copains ou à leur famille.

 Un set de tables sera mis en place où apparaîtra le menu et les sponsors qui auront donné 100 euros pour que leur carte apparaisse : Pierre Leyguebaques en est le responsable.

- 2 invitations pour les sponsors qui donnent 100 euros.

L’impression des sets de tables (500) sera demandée à Sancho.

 Les affiches (50) pour la publicité seront transmises par mail à Tine qui les imprimera au boulot.

Les tickets ont été fait par Cyril Guilbot et ont été envoyé au fournisseur (450 adultes et 100 enfants). Ils seront disponibles début janvier et seront distribués le Dimanche 7 Janvier 2007 aux joueurs. A savoir que le retour de la vente est fixé au vendredi 2 Février maximum (voir calendrier des mois au tableau): et ce pour pouvoir donner le nombre exact de repas au traiteur, afin d’éviter les pertes et surtout pour avoir une rentée d’argent bien avant. Donc nous comptons sur votre implication (en particulier ceux qui partent au voyage). Il vous sera distribué 5 tickets adultes et 2 tickets enfants : responsable Cyril Guilbot (un mec en plus serai le bienvenu pour le suppléer).

 Les tickets pour les vestiaires seront des tickets de bourriche et les tickets boissons seront fabriqués par le même fournisseur (3000).

 Faire affiches des prix des boissons. (Tout à 1 ticket, coupe de Champagne : 2 tickets, bouteille de Champagne 10 tickets, bouteille de Fério : 6 tickets)

Faire affiches vente de tickets : 6 tickets 10 euros, 12 tickets : 20 euros

Le fonctionnement de l’entrée est le suivant : la personne donne son ticket à la table de l’entrée, tampon sera prévu pour pouvoir ressortir.

 2 caisses seront mises en place : une pour les repas et une autre pour le bar uniquement

 Service :

Tous les joueurs sont impliqués soit dans le spectacle, soit dans le service au bar, au repas ou aux tickets. Il faut savoir que nous avons besoin de tous les types pour organiser cet évènement donc sauf absence tous les joueurs feront quelque chose. Les serveurs au bar ou aux tickets seulement, peuvent acheter un ticket à 25 euros et participer au repas.

 Pour les autres ou ceux qui ne mangeront pas au repas, nous organisons un petit chap/apéro  à 17 H 00. Chacun donnera 10 euros pour acheter l’alcool et la bouffe.

 A savoir aussi que tous les seniors sont invités à être présent la journée du samedi pour l’installation (voir les différentes tâches à effectuer).

 Il y aura 15 personnes au repas qui serviront avec les traiteurs des 4 entrées différentes de la salle. Tous les serveurs devront se munir d’une chemise blanche.

BEDEREDE – BOCQUET – COULON – DEBIASI – GENDRE Y. – MONTIEL – ROUQUET – TRINQUECOSTES – COLMAGRO – DARDENNE – GENDRE J.B. – LACRAMBE – LAFON F. – MANZON – PETIT

BAR devant : 19 H 00 – 21 H 00

 VERON – GITAREAU – ANDRIEU MARC - GAUSSERAN

 Bar dedans :

-         pendant repas : 21 H 00 – 00 H 00 : pas de bar.

-         00 H 00 – 02 H 00 : BRAS – OTHAZ – SANCHO – LAFONT R.

-         02 H 00 – 04 H 00 : JOUFFRE – SEGUIER – HORTELANO – ZANARDI

 Vente tickets : 

 -        19 H 00 – 21 H 00 : SANTOS – PAULIN

-         00 H 00 – 02 H 00 : RANGOTTE – VIGNANCOUR

Entrée :  TINE – GUILBOT – SANCHO (en réserve)

 Une liste de mec sera établit pour le rangement en fin de soirée : elle sera composé uniquement de mecs partant en voyage.

-         ricard : nbre ?

-         biere (fûts) : 20 (Alain)

-         Fério blanc :  10 cartons (Gilles Gazagnes)

-         Coca, jus d’orange (en bouteilles) : nbre à définir

-         Sirops : nbre à définir

-         Machines a bière : 4 ( Alain) 

-         Gobelets (2000 à bière : Alain)

-         Doseurs (Janine)

-         Tires bouchons (Janine)

-         Glaçons : à acheter à PORTET

-         Tapis de sol ?

-         Ships, cacaouettes

-         Champagne : 20 cartons

-         Gobelets  blancs à Ricard (3000 : NAVA)

-         Flûtes : 200 (NAVA)

-         Assiettes 100 (NAVA)

-         Serviettes : 500 (NAVA)

DJ :

-         qui ?

-         Quel matériel : sono, lumière, micros

-         Rendez-vous ? : le jour du spectacle et quelques jours avant

-         Fiche technique spectacle

Rétroprojecteur pour photos : un responsable : à demander à Alain Orsingher et à Tine

Spectacle :

-         Ordre de passage

-         Liste exacte des mecs par sketch

-         Liste exacte du matériel et des déguisements par sketch

-         Liste des musiques exactes

-         Organigramme des répétitions

-         Kiki et Dim : leur rôle

Les répétitions ont déjà commencé pour certains, dépêchez vous de répéter, le spectacle est dans 1 mois. Une répétition générale aura lieu le samedi après midi à 14 H 30 suivi d’une réunion pour le déroulement de la soirée.

Tâches à effectuer le jour même de la part des joueurs :

Mettre sur table : gobelets en plastiques pour kir, bouteilles d’eau.

 Couper fromage et mettre en assiettes.

 Préparer jambon pour enfants

 Préparer les bars

 Mettre affiches

 Le vendredi soir la mise en place de la salle aura été faite par le traiteur

La bise, Vico

PROCHAINE REUNION SPECTACLE

SAMEDI 13 JANVIER

A 18 H 00 AU CLUB HOUSE

Date du spectacle: le 10 Février 2006